3 PRIEŽASTYS, KODĖL VIS TURITE PROBLEMŲ DĖL NETVARKINGOS BUHALTERIJOS
Nuolatiniai deklaracijų patikslinimai, klaidų finansinėse ataskaitose taisymas, VMI vizitai ar užklausos, dėl nesutampančių skaičių... Pažįstamos situacijos? Taip, netvarkinga buhalterija yra kiekvienos įmonės vadovo galvos skausmas. Kodėl taip atsitinka, ką darote ne taip ir ką galėtumėte geriau, kad jūsų buhalterinė apskaita būtų tvarkinga? Apie tai trumpai šiame straipsnyje.
Buhalteris be patirties
Buhalterija nėra mokslas, kur vieną kart „iškalęs“ datas, visą gyvenimą žinosi, kada, pavyzdžiui, vyko Žalgirio mūšis. Buhalteriją reglamentuojantys įstatymai nuolat keičiami, papildomi, keičiasi mokesčiai, įvairūs mokestiniai dydžiai, tobulėja buhalterinės apskaitos sistemos. Tad joks buhalteris gavęs diplomą ar kursų baigimo pažymėjimą negali užmigti ant laurų ir dešimtmetį dirbti įprastais metodais. Būtent tai, jog buhalteris netobulėja, nesidomi naujovėmis ir nesugeba išspręsti kylančių problemų bei eina lengviausiu keliu, t.y. ignoruodamas problemas, ir yra didžiausia mažų bei vidutinių įmonių problema. Suprantama, nedidelės įmonės neišgali mokėti adekvataus atlyginimo ir dar siųsti buhalterį tobulintis į kursus. O žinoma, tai būtų reikalinga, norint turėti profesionalų specialistą.
Patirtis įgyjama tobulinantis ir realiai susiduriant su pačiomis įvairiausiomis buhalterinės apskaitos situacijomis. Todėl smulkioms ir vidutinėms įmonėms, norinčioms savo buhalteriją patikėti profesionaliam buhalteriui, kuris savo darbe pritaikys geriausias praktikas, reikia išties pasistengti tokį rasti. Arba galima sudaryti sutartį su buhalterinės apskaitos kompanija, kuri nuolat rūpinasi savo darbuotojų kvalifikacijos kėlimu, suteikia galimybę mokytis ir tobulėti. O tuo pačiu dirbant su įvairiomis įmonėmis praplėsti savo akiratį ir pamatyti buhalterinę apskaitą įvairiais rakursais.
Per didelė ar per maža buhalterio apkrova
Dar viena situacija, kuri ilgainiui priveda prie apmaudžių klaidų, yra buhalterio blaškymas kitais darbais. Dažnai mažose įmonėse buhalteris neturi pakankamo darbo krūvio, jog susidarytų pilnas etatas. Visgi įdarbinus pilnam etatui ir jaučiant, jog buhalteris nedirba pilną dieną, vadovybė sugalvoja kitų užduočių darbuotojui užimti. Ilgainiui tos užduotys gali pradėti blaškyti, atimti laiką, kurį išties reikia skirti buhalterijai, pavyzdžiui, baigiant finansinius metus ir rengiant įmonės veiklos balansą.
O kartais priešingai, buhalteris nespėja susidoroti su darbais, ypač jei darbo pagausėjimas yra sezoninis. Viršvalandžiai, nemigo naktys siekiant neatsilikti suvedant sąskaitas ar rengiant svarbias ataskaitas, gali privesti prie žmogiškų klaidų atsiradimo.
Subalansuoti darbo dieną, laiku atlikti visus darbus nuo A iki Ž, ir, svarbiausia, be klaidų, galima tik pasitelkus buhalterinės apskaitos įmonę. Darbas su profesionalais parankus tuo, jog mokama už atliktus darbus. Jei, pavyzdžiui, pardavimai sezoniniai, per patį piką bus skiriama daugiau darbuotojų jūsų buhalterijai, o jei atostogaujate, buhalterija irgi truputėlį pasnaus. Tačiau svarbiausia, mokėsite tik už atliktus darbus, o ne už sėdėjimą darbe prie kavos puodelio. Tuo pačiu nereikės mokėti atostoginių, rūpintis kas vykdys apskaitą kuomet buhalteris atostogaus ar susirgs. O ką jau kalbėti apie buhalterio darbo vietos kūrimą, kompiuterį, ergonomišką kėdę bei stalą. Kadangi daugelis buhalterines apskaitos paslaugas teikiančių įmonių dirba nuotoliniu būdu, nereikia rūpintis darbo vietos kūrimu. Taigi, tai leidžia išties sutaupyti brangių įmonės resursų.
Netinkama, pasenusi buhalterinės apskaitos programa
Šiuolaikiniame pasaulyje viskas kompiuterizuota ir tai išties palengvina kasdieninį gyvenimą ir darbą. Ne išimtis ir buhalterija. Jau pamiršome tuos laikus, kai buhalteriai skaičiavo balansą su skaičiuotuvu ir viską rašė į didelį storą sąsiuvinį. Jau netgi pamiršome apie buhalterijos vedimą Excel ar kita elementaria skaičiavimo programa. Dabar buhalterinė apskaita vedama specialiose buhalterinėse programose, kurios reguliariai atnaujinamos gamintojų pagal teisės aktų pakeitimus, mokestines naujoves ar darbo kodekso pakeitimus.
Tačiau buhalterinė programa nėra pigus žaisliukas, dažnai smulkiai ir vidutinei kompanijai tai išties brangus, nors ir būtinas, pirkinys. Išeitis, vėl gi paprasta. Buhalterinės apskaitos paslaugas teikiančios kompanijos dirba su savo pasirinktomis buhalterinėmis programomis. Jos įsigijusios licenzijas gali vesti kelių įmonių apskaitas ta pačia programa, taip sutaupydamos. Tuo tarpu įmonei sudarius sutartį su buhalterinės apskaitos paslaugas teikiančia kompanija, nereikia įsigyti buhalterinės programos – tad tai išties leidžia sutaupyti įmonės lėšas, kurias galima vėliau nukreipti įmonės vystymui.
Taigi, apibendrinant, kiekviena įmonė ieško būdų, kaip tvarkytis su buhalterine apskaita be klaidų, o vienas iš pagrindinių būdų - turėti profesionalų patyrusį buhalterį ar buhalterius, kurie skirtų laiką tik buhalterijai, pritaikytų geriausius veiklos metodus ir naudotųsi patikima buhalterinės apskaitos programa. Geriausias būdas pasiekti tokio efektyvumo – sutartis su buhalterinių paslaugų įmone. Tokia įmonė užtikrina, jog buhalterinė apskaita būtų tvarkinga, buhalterija tvarkoma laikantis visų standartų ir vedama profesionale buhalterinės apskaitos programa, kuri leidžia išvengti esminių klaidų. Buhalterines paslaugas teikiančios įmonės turi didesnes galimybes suteikti savo darbuotojams, t.y. buhalteriams, didesnę patirtį, galimybę lankyti kvalifikacijos kėlimo kursus, seminarus buhalteriams ir apskaitininkams, seminarus ir mokymus susijusius su mokestinėmis naujovėmis. Taigi, vienos sutarties sudarymas įmonei atneša visą paketą privalumų.