Buhalterinė apskaita ir jos organizavimas
Bet kokios įmonės darbo efektyvumui įtakos turi visos jos grandys. Tačiau ypatingai svarbią poziciją užima trys pagrindiniai stiprios kompanijos požymiai: idėja, vadovų gebėjimas suvaldyti vidinius procesus ir buhalterinė apskaita. Įsivaizduokite, kad sukūrėte išskirtinį, rinkoje naują verslo planą, sulaukusį žaibiško populiarumo ir surinkote stiprią komandą, su kuria puikiai sekasi dirbti, tačiau neturite kompetentingų asmenų, prižiūrinčių vis augančius finansinius rodiklius. Didėja tikimybė, kad verslas žlugs arba mažų mažiausiai sulauks pasekmių, turėsiančių įtakos kryptingam judėjimui pirmyn. Todėl lygiagrečiai su jūsų veiklos augimu turi plėstis ir buhalterių komanda. Jei kol kas neturite galimybių sukurti darbo vietų šios srities specialistams – ne bėda. Galite pasisamdyti įmonę, dirbančią su buhalterine apskaita. Kad pasirinkti tinkamus parnerius būtų paprasčiau ir suvoktumėte, kaip turi būti vykdoma tvarkinga apskaita, būtina bent šiek tiek nusimanyti apie jos organizavimo tvarką. Kokią ji?
Kas privalo būti įtraukta į apskaitą?
Buhalterinė apskaita apima labai daug įvairios dokumentacijos, susijusios su įmonės veikla. Į ją turi būti įtrauktos operacijos ir įvykiai, susiję su turto, kapitalo, finansavimo pokyčiais.
Tam tikrais atvejais buhalterinė apskaita gali būti supaprastinta ir orientuota į pačias pagrindines, verslui palaikyti būtinas funkcijas. Tai galioja individualią veiklą turintiems, neribotos civilinės atsakomybės juridiniams asmenims bei įmonėms, nesamdančioms darbuotojų.
Jei buhalterinę apskaitą vykdantys žmonės privalo atlikti su grynųjų pinigų priėmimu, išmokėjimu ar laikymu susijusius veiksmus, visi darbai turi būti numatyti pagal Vyriausybės arba jos įgaliotos institucijos nustatytą tvarką.
Apskaitos politika
Atsižvelgdami į vyraujančius buhalterinės apskaitos įstatymus ir kitus teisės aktus, pagal kuriuos nustatoma finansinė atskaitomybė, bendrovių vadovai numato tam tikrą politiką, pagal kurią bus vykdoma buhalterinė apskaita. Prieš tai labai svarbu įvertinti šiuos kriterijus: veiklos pobūdį, jos susidarymo aplinkybės, organizacinę struktūrą ir pan. Ši informacija padeda išvengti pernelyg sudėtingų ar anaiptol – paprastų, duomenų apdoroti nesugebančių sistemų pasirinkimo. Jei patiems sunku iš anksto įsivertinti, pagal kokią politiką bus vykdoma buhalterinė apskaita, pagalbos galima kreiptis iš šalies. Įvairias konsultacijas teikia Finansų ministerija ir jos įgaliotos viešosios įstaigos, jums taip pat padės ir samdomi finansų specialistai ar profesionalūs buhalteriai.
Prieš pradedant vesti apskaitą reikia žinoti, kokie dokumentai privalo būti pateikti įmonės vadovo patvirtintoje apskaitos politikoje. Visų pirma, tai numatyti apskaitos standartai ar kiti teisės aktai, reglamentuojantys finansinę atskaitomybę. Taip pat reikalinga aiški ataskaitų rinkinio sudėtis, pagal kurią ruošiami su finansų priežiūra susiję dokumentai. Na, o galiausiai reikia nustatyti taisykles, pagal kurias bus registruojamas turtas, nuosavas kapitalas, pajamos, sąnaudos ir kiti pinigų srautai.
Kas turi teisę tvarkyti apskaitą?
Tiek buriant finansų valdymo skyriaus komandą, tiek samdant šios srities specialistus, reikia atsižvelgti į tai, kokias pareigas ar kokią kvalifikaciją turintys asmenys gali tvarkyti buhalterinę apskaitą. Paprastai įmonių ar individualia veikla užsiimančių subjektų apskaita patikima vyriausiajam buhalteriui. Sudarius specialią sutartį, tai gali būti patikėta ir apskaitos paslaugas teikiančioms įmonėms arba individualiems asmenims. Svarbu nepamiršti, kad bet kokių bendrovių (išskyrus mažųjų bendrijų ir individualių įmonių) apskaitos negali tvarkyti jų vadovai.
Renkantis bendroves, kurios verslui gali suteikti buhalterinės apskaitos paslaugas, būtina žinoti, kad jų veikla privalo būti apdrausta civilinės atsakomybės draudimu. Minimali privaloma civilinės atsakomybės draudimo suma –2 900 Eur.
Jei įmonei kiltų nesklandumų ar papildomų klausimų dėl įrašų, kuriuose pateikiama buhalterinė apskaita, reikia žinoti, kuris asmuo atsakingas už šią informaciją. Lietuvos Respublikos teisės aktuose nurodoma, kad pilną atsakomybę už finansinius įrašus prisiima vyriausiasis buhalteris. Jei įmonės biudžetą tvarko samdoma įmonė arba paslaugą savarankiškai teikiantis asmuo, pasirašomoje sutartyje būtinai įrašykite punktą, kuriuo nurodytumėte, jog už visus įrašus atsako ją pasirašantis subjektas. Nepamirškite, kad prie sutarties turi būti pridėta ir bendrosios civilinės atsakomybės draudimo sutartis.
Buhalterinė apskaita ir jai reikalingi dokumentai
Vykdant bet kokias ūkines operacijas, jas reikia pagrįsti tam tikrais apskaitiniais dokumentais. Kiekvienas jų turi aiškius užpildymo kriterijus. Pateikiame juos.
- Buhalterinei apskaitai reikalingi dokumentų rekvizitai: dokumento numeris arba pavadinimas, įmonės, pateikiančios apskaitos dokumentą, kodas arba numeris bei pavadinimas, dokumento paruošimo data, apskaitos poreikį nurodantis turinys, operacijos pagrindimas pinigine išraiška arba mato vienetais, asmens, kuris turėtų pasirašyti dokumentą, vardas, pavardė, pareigos ir parašas.
- Įmonės ar individualios veiklos vykdytojas / vadovas nustato dokumentų pasirašymo tvarką ir asmenis, galinčius pasirašyti apskaitos dokumentus. Tokie dokumentai paprastai patvirtinami asmeniškai arba elektroniniu parašu. Jeigu apskaitą tvarko buhalterines paslaugas teikianti įmonė, pasirašymo tvarka iš anksto numatoma sutartyje, kuri sudaroma su užsakovu. Kad apskaitai reikalingi dokumentai būtų surašyti tiksliai, o juose pateikiama informacija nesuklastota – atsakomybę prisiima apskaitos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.